Digitale møter tok et stort sprang fremover under pandemien – til en del frustrasjon, men også som en uvurderlig løsning for mange. Plutselig ble det mulig å bringe mennesker fra alle verdenshjørner sammen på en måte som aldri hadde vært mulig før. I dag har digitale og hybride møter blitt en naturlig del av hverdagen vår, men én utfordring gjenstår fortsatt for mange: hvordan gjennomfører man egentlig et engasjerende hybridarrangement, der alle føler seg like involvert, enten de er der fysisk eller via lenke?
Tenk hybrid kickoff fra starten av
For å lykkes med å skape den samme dynamikken eksternt som for de som deltar fysisk, må du starte med et hybridformat tidlig i planleggingsprosessen. Dette gjelder spesielt når du organiserer en kickoff, hvor målet ofte er å fremme fellesskap, energi og inspirasjon.
Tenk gjennom formålet
Hva ønsker du egentlig at deltakerne skal få ut av kickoffen? Hvilke typer møter og opplevelser ønsker du å bidra til å skape, og hvordan bør atmosfæren være? Hva bør deltakerne ta med seg fra dagen?
Tenk gjennom oppsettet
Bør hele avsparken være hybrid eller bare visse deler?
Prøv å tenke kreativt, men vær også realistisk. Noen elementer som forelesninger, workshops eller opplæring kan fungere utmerket selv for fjerndeltakere, mens andre elementer som praktiske teambuildingøvelser og utendørsaktiviteter kanskje ikke er like passende.
Velg riktig teknologi – og test på forhånd
Den største utfordringen i hybridmøter er ofte teknologien. For å unngå unødvendige avbrudd og frustrerte deltakere er det viktig å være klar over hva slags teknisk utstyr som trengs. Og husk å alltid teste teknologien på forhånd!
Riktig bilde og lyd
Sørg for at alle kan se og høre ordentlig ved å bruke et godt kamera og en ekstern mikrofon for klar lyd. Trenger du en profesjonell strømmeløsning, eller er Zoom/Teams nok? Tips! Sett opp et ekstra kamera som fanger opp både presentatøren og deltakerne i rommet. Dette gjør det enklere å skape en «vi»-følelse, selv for de som deltar på nett.
Stabil forbindelse
Snakk med personalet på konferansesenteret og sørg for at internettforbindelsen er rask og stabil. Be gjerne om å få teste forbindelsen på stedet på forhånd, og ha alltid en plan B, for eksempel et mobilt hotspot, for hånden i tilfelle nettverket plutselig begynner å svikte når avspark er i gang.
Lag et engasjerende oppstartsprogram
Nå er det på tide å planlegge hvordan avsparken skal gjennomføres. Tenk nøye gjennom hvert punkt på programmet som vil fungere i et hybridformat.
Overraskelsessett
Hvorfor ikke gå all inn og kickstarte møtet med en fin liten gave? Del ut et velkomstsett til de fremmøtte og send den samme pakken på forhånd til digitale deltakere. Fyll det med en personlig hilsen, agenda, penn, notisblokk og noe godt å tygge på – en enkel, men hyggelig gest som skaper samhørighet og en positiv følelse for alle.
Sjekk inn sammen
Start avsparken med en interaktiv isbryter eller en kort digital innsjekking der alle deltakerne får muligheten til å si hei og bli bedre kjent med hverandre.
Tips! Tre eksempler på bli-kjent-aktiviteter som fungerer i et hybridformat:
1. Ordsky av forventninger
Deltakerne skriver inn et ord som beskriver forventningene deres til avsparken i et digitalt verktøy (f.eks. Mentimeter). Resultatet vises i en ordsky på en delt skjerm og diskuteres kort. Kan deretter brukes som en rød tråd under avsparken.
2. To sannheter og en løgn
Deltakerne deler tre påstander om seg selv – to sanne og én usann, muntlig eller i chatten. Alle (både i rommet og på nett) gjetter deretter hvilken som er løgnen ved å rekke opp hendene, i chatten eller bruke et interaktivt verktøy som Mentimeter. Presentatøren avslører deretter svaret og forteller kort om seg selv.
3. Gjett kollegaen
Samle inn morsomme fakta på forhånd og presenter dem anonymt på en skjerm. Deltakerne, både fysiske og digitale, gjetter hvem utsagnet handler om via håndsopprekning, chat eller avstemning. Den riktige personen blir avslørt og kan fortelle mer om seg selv.
Utnevne en chatvert eller moderator
For å skape en inkluderende avspark er det viktig å sørge for at ingen blir utelatt. Gi noen i rommet ansvaret for å holde oversikt over chatten, plukke opp spørsmål og ta inn kommentarer fra de digitale deltakerne i samtalen.
Gjør innholdet interaktivt
Ingen liker lange, monotone møter. Bruk heller visuelle hjelpemidler eller digitale verktøy som Kahoot eller Mentimeter for å lage live-avstemninger eller interaktive spørrekonkurranser for å holde energien oppe. Del de fysiske deltakerne inn i mindre diskusjonsgrupper. De digitale deltakerne deles samtidig inn i nettbaserte breakout-rom. Alle gruppene, både fysiske og digitale, diskuterer parallelt og kan deretter dele innsikten sin med hele gruppen.
Overrask med uventede elementer
Del opp programmet i ulike deler for å skape dynamikk. For eksempel kan et mer avslappet møte ispedd inspirerende foredragsholdere, en 5-minutters bevegelsespause eller en musikalsk opptreden. Og husk å planlegge flere pauser i programmet for å holde energien og motivasjonen oppe, selv for de som deltar fra en skjerm.
En minneverdig slutt
Slutten på et kickoff er like viktig som begynnelsen. Det er siste sjanse til å forsterke fellesskapsfølelsen, inspirere deltakerne og skape en rød tråd for hva som skal komme. Sørg for at alle forlater møtet energiske og med et klart bilde av hva som skal skje videre.
Feir suksesser
Fremhev store prestasjoner fra året som gikk. Å fremheve suksesser, både store og små, styrker lagånden og kan inspirere deltakerne til å oppmuntre og motivere hverandre enda mer.
Oppsummer dagen
Avslutt med et kort sammendrag der du samler innsikt fra dagens møter og workshops. Bestem hva de neste stegene bør være og hvordan du skal videreføre ideene og planene som har dukket opp.
Oppfølging
Hva fungerte best? Hva kunne forbedres? Send ut en kort undersøkelse til alle deltakerne noen dager etter åpningen, eller planlegg individuelle samtaler for å samle tilbakemeldinger og forslag som kan gjøre det neste arrangementet enda mer vellykket.
Trenger du hjelp til å planlegge en skikkelig flott kickoff?
Enten dere møtes fysisk, digitalt eller i en hybridløsning, hjelper vi dere med å planlegge og gjennomføre en inspirerende kickoff der alle føler seg involvert.