Digitale Meetings haben während der Pandemie einen enormen Sprung nach vorne gemacht – für manche zwar etwas frustrierend, für viele jedoch eine unschätzbare Lösung. Plötzlich war es möglich, Menschen aus allen Ecken der Welt auf eine Weise zusammenzubringen, wie es zuvor nie möglich gewesen war. Heute sind digitale und hybride Meetings ein selbstverständlicher Teil unseres Alltags geworden, doch für viele bleibt eine Herausforderung bestehen: Wie führt man eigentlich eine mitreißende Hybridveranstaltung durch, bei der sich alle gleichermaßen einbezogen fühlen, egal ob sie physisch vor Ort oder per Link dabei sind?
Von Anfang an auf Hybrid setzen
Um auch bei Online-Veranstaltungen dieselbe Dynamik zu schaffen wie bei Präsenzveranstaltungen, solltest du bereits in einer frühen Planungsphase von einem Hybridformat ausgehen. Dies gilt nicht zuletzt für die Organisation eines Kick-offs, bei dem es ja oft darum geht, Zusammenhalt, Energie und Inspiration zu fördern.
Überlegen Sie sich genau, was Ihr Ziel ist
Was sollen die Teilnehmer deiner Meinung nach eigentlich aus dem Kickoff mitnehmen? Welche Art von Begegnungen und Erlebnissen möchtest du mitgestalten, und wie soll die Atmosphäre sein? Was sollen die Teilnehmer von diesem Tag mitnehmen?
Überlege dir den Aufbau
Soll der gesamte Kickoff als Hybridveranstaltung stattfinden oder nur bestimmte Teile davon?
Versuchen Sie, kreativ zu denken, aber bleiben Sie dabei realistisch. Bestimmte Programmpunkte wie Vorträge, Workshops oder Schulungen können auch für Fernteilnehmer hervorragend funktionieren, während andere Programmpunkte wie praktische Teambuilding-Übungen und Aktivitäten im Freien möglicherweise nicht so gut geeignet sind.
Wählen Sie die richtige Technik – und testen Sie sie vorher
Die größte Herausforderung bei hybriden Meetings ist oft die Technik. Um unnötige Unterbrechungen und frustrierte Teilnehmer zu vermeiden, ist es wichtig, den Überblick darüber zu behalten, welche technische Ausrüstung benötigt wird. Und denken Sie daran, die Technik immer im Voraus zu testen!
Das richtige Bild und der richtige Ton
Stellen Sie sicher, dass alle gut sehen und hören können, indem Sie eine gute Kamera und ein externes Mikrofon für klaren Ton verwenden. Benötigen Sie eine professionelle Streaming-Lösung oder reicht Zoom/Teams aus? Tipp! Stellen Sie eine zusätzliche Kamera auf, die sowohl den Vortragenden als auch die Teilnehmer im Raum erfasst. Das erleichtert es, ein „Wir-Gefühl“ auch für diejenigen zu schaffen, die online teilnehmen.
Stabile Verbindung
Sprechen Sie mit dem Personal der Konferenzanlage und vergewissern Sie sich, dass die Internetverbindung schnell und stabil ist. Bitten Sie darum, die Verbindung vorab vor Ort zu testen, und halten Sie immer einen Plan B bereit, zum Beispiel einen mobilen Hotspot, falls das Netzwerk plötzlich Probleme machen sollte, sobald der Kickoff begonnen hat.
Erstellen Sie ein motivierendes Kickoff-Programm
Jetzt ist es an der Zeit, einen Plan für die Durchführung des Kickoffs selbst zu erstellen. Überlegen Sie sich besonders sorgfältig, wie jeder Punkt des Programms im Hybridformat funktionieren soll.
Überraschungspaket
Warum nicht „all in“ gehen und das Meeting mit einem netten kleinen Geschenk einläuten? Verteilen Sie ein Willkommenspaket an die Teilnehmer vor Ort und schicken Sie das gleiche Paket vorab an die digitalen Teilnehmer. Füllen Sie es mit einer persönlichen Begrüßung, der Tagesordnung, einem Stift, einem Notizblock und etwas Leckerem zum Knabbern – eine einfache, aber nette Geste, die Zusammengehörigkeit schafft und bei allen für gute Laune sorgt.
Gemeinsam einchecken
Beginnen Sie den Kickoff mit einer interaktiven Aktivität zum Kennenlernen oder einer kurzen digitalen Begrüßungsrunde, bei der alle Teilnehmer die Gelegenheit haben, sich vorzustellen und sich besser kennenzulernen.
Tipp! Drei Beispiele für Kennenlernaktivitäten, die im Hybridformat gut funktionieren:
1. Wortwolke der Erwartungen
Die Teilnehmer geben in einem digitalen Tool (z. B. Mentimeter) ein Wort ein, das ihre Erwartungen an den Kickoff beschreibt. Das Ergebnis wird als Wortwolke auf einem gemeinsamen Bildschirm angezeigt und kurz besprochen. Dies kann dann als roter Faden während des Kickoffs dienen.
2. Zwei Wahrheiten und eine Lüge
Die Teilnehmer dürfen drei Aussagen über sich selbst machen – zwei wahre und eine Lüge –, entweder mündlich oder im Chat. Alle (sowohl im Raum als auch online) raten dann, welche Aussage die Lüge ist, indem sie die Hand heben, im Chat schreiben oder ein interaktives Tool wie Mentimeter nutzen. Der Moderator gibt anschließend die Antwort bekannt und erzählt kurz etwas über sich selbst.
3. „Errate den Kollegen“
Sammeln Sie im Vorfeld lustige Fakten und präsentieren Sie diese anonym auf einem Bildschirm. Die Teilnehmer – sowohl vor Ort als auch online – raten durch Handzeichen, über den Chat oder per Abstimmung, um wen es sich handelt. Die richtige Person wird bekannt gegeben und kann mehr über sich erzählen.
Bestimme einen Chat-Moderator
Um einen inklusiven Auftakt zu gestalten, ist es wichtig, dass niemand ins Abseits gerät. Beauftragen Sie jemanden im Raum damit, den Chat im Auge zu behalten, Fragen aufzugreifen und Kommentare der digitalen Teilnehmer in die Unterhaltung einzubringen.
Machen Sie den Inhalt interaktiv
Niemand mag lange, eintönige Meetings. Setzen Sie stattdessen visuelle Elemente oder digitale Tools wie Kahoot oder Mentimeter ein, um Live-Umfragen oder interaktive Quizze durchzuführen und die Stimmung auf Hochtouren zu halten. Teilen Sie die physisch anwesenden Teilnehmer in kleinere Diskussionsgruppen auf. Die digitalen Teilnehmer werden gleichzeitig in Online-Breakout-Räume aufgeteilt. Alle Gruppen, sowohl die physischen als auch die digitalen, diskutieren parallel und können anschließend ihre Erkenntnisse in der Gesamtgruppe teilen.
Überraschen Sie mit unerwarteten Elementen
Teilen Sie das Programm in verschiedene Abschnitte auf, um für Abwechslung zu sorgen. Ein eher ruhiges Treffen kann beispielsweise durch inspirierende Referenten, eine fünfminütige Bewegungspause oder einen musikalischen Auftritt aufgelockert werden. Und denken Sie daran, mehrere Pausen in das Programm einzubauen, um die Energie und Motivation aufrechtzuerhalten – auch bei denjenigen, die über den Bildschirm teilnehmen.
Ein unvergesslicher Abschluss
Der Abschluss eines Kickoffs ist genauso wichtig wie der Beginn. Es ist die letzte Gelegenheit, das Gemeinschaftsgefühl zu stärken, die Teilnehmer zu inspirieren und einen roten Faden für die Zukunft zu schaffen. Sorgen Sie dafür, dass alle das Treffen mit neuer Energie und einer klaren Vorstellung davon verlassen, was als Nächstes auf sie zukommt.
Feiern Sie Ihre Erfolge
Heben Sie die herausragenden Leistungen des vergangenen Jahres hervor. Das Hervorheben von Erfolgen – ob groß oder klein – stärkt den Teamgeist und kann die Teilnehmer dazu inspirieren, sich gegenseitig noch mehr anzuspornen und zu motivieren.
Fasse den Tag zusammen
Schließt mit einer kurzen Zusammenfassung ab, in der ihr die Erkenntnisse aus den heutigen Treffen und Workshops zusammenfasst. Legt fest, was der nächste Schritt sein soll und wie ihr die entstandenen Ideen und Pläne weiterverfolgen wollt.
Weiterverfolgen
Was hat am besten funktioniert? Was könnte verbessert werden? Versenden Sie einige Tage nach dem Kickoff einen kurzen Fragebogen an alle Teilnehmer oder vereinbaren Sie Einzelgespräche, um Feedback und Vorschläge zu sammeln, die die nächste Veranstaltung noch erfolgreicher machen können.
Brauchst du Hilfe bei der Planung eines wirklich gelungenen Kick-offs?
Ganz gleich, ob ihr euch persönlich, digital oder in einer Hybridlösung trefft – wir helfen euch dabei, einen inspirierenden Kickoff zu planen und durchzuführen, bei dem sich alle einbezogen fühlen.