Kleine Details können einen großen Unterschied machen. Bei der Planung einer Konferenz verliert man sich leicht in den großen Entscheidungen – wie der Suche nach einem geeigneten Tagungsort, der Festlegung der Tagesordnung und der Buchung von Verpflegung und Unterkunft. All diese Faktoren sind wichtig, aber oft sind es die kleinen, gut durchdachten Details, die das gesamte Erlebnis wirklich bereichern und die Konferenz zu einem unvergesslichen Ereignis machen. Bevor Sie also eine Konferenzlocation für Ihre nächste Veranstaltung buchen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die folgenden Punkte abgearbeitet haben.
7 Punkte, die Sie vor der Buchung einer Konferenzanlage prüfen sollten:
1. Bietet die Konferenzanlage flexible Buchungsbedingungen?
Das Leben kann unvorhersehbar sein, und selbst bei sorgfältiger Konferenzplanung kann es zu kurzfristigen Änderungen kommen. Haben Sie sich über die Stornierungsbedingungen der Konferenzstätte informiert? Kann die Teilnehmerzahl angepasst werden? Ist es möglich, den Termin zu verschieben oder Änderungen am Ablauf vorzunehmen, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen? Sprechen Sie vor der Buchung mit dem Personal und vergewissern Sie sich, dass Spielraum für Änderungen besteht, falls sich die Pläne ändern sollten.
2. Verfügt die Konferenzanlage über eine günstige Lage und gute Erreichbarkeit?
Wenn es an der Zeit ist, den Veranstaltungsort für die Konferenz auszuwählen, ist es wichtig, dass Sie die Anfahrtswege zum Veranstaltungsort sorgfältig durchdenken. Nichts sorgt für einen so unangenehmen Start in die Konferenzreise wie unnötige Probleme mit dem Transport. Unabhängig davon, ob die Konferenzteilnehmer mit dem Auto, Bus, Zug oder Flugzeug anreisen, sollte der Veranstaltungsort für alle so gut wie möglich erreichbar sein. Stellen Sie außerdem sicher, dass es eine klare Wegbeschreibung gibt, auf die jeder Teilnehmer Zugriff hat, falls er auf eigene Faust anreisen möchte.
3. Ist das Essen für alle Ernährungsbedürfnisse geeignet?
Essen ist nicht nur eine Notwendigkeit – es kann auch einen großen Teil des Gesamterlebnisses der Teilnehmer ausmachen. Die Frage ist, wie flexibel die Konferenzanlage in Bezug auf die Verpflegung ist. Oft werden festgelegte Menüs angeboten, daher sollten Sie immer überprüfen, ob die von Ihnen gebuchte Anlage oder das Restaurant in der Lage ist, sich an die spezifischen Ernährungsbedürfnisse der Teilnehmer anzupassen. Jeder soll sich bei den Mahlzeiten einbezogen fühlen, unabhängig davon, ob es sich um Allergien, vegetarische oder vegane Wünsche oder religiöse Ess- und Trinkvorschriften handelt.
4. Ist die Unterkunft für die Teilnehmer geeignet?
Dass die Teilnehmer gut schlafen und sich erholen können, ist eine Voraussetzung dafür, dass die Konferenz für alle zu einem angenehmen Erlebnis wird. Klären Sie daher frühzeitig, ob die Unterkunft den Wünschen und Bedürfnissen aller entspricht. Manche schätzen es vielleicht, aus Gründen der Gemeinschaft ein Zimmer zu teilen, während andere ein Einzelzimmer und etwas Zeit für sich brauchen, um sich zu entspannen.
Vergewissern Sie sich außerdem, dass die Unterkunft an die spezifischen Bedürfnisse der Teilnehmer angepasst werden kann, wie zum Beispiel Barrierefreiheit für Menschen mit Behinderungen, allergikerfreundliche Zimmer oder besondere Wünsche wie beispielsweise ein früher Check-in oder ein später Check-out.
5. Entsprechen die Räumlichkeiten und die Technik Ihren Anforderungen?
Ein Konferenzraum mag noch so schick sein, aber was nützt das, wenn die Technik nicht den Anforderungen Ihres wichtigen Meetings entspricht? Jeder Tagungsraum muss mit der Technik ausgestattet sein, die für Ihre spezifischen Präsentationen, Workshops und Meetings erforderlich ist. Prüfen Sie daher, ob ausreichend AV-Ausstattung (Ton und Bild), zuverlässiges WLAN und genügend Steckdosen für alle Teilnehmer im Raum vorhanden sind. Benötigen Sie spezielle Ausrüstung wie Videokonferenzsysteme oder interaktive Whiteboards? Finden Sie heraus, ob die Konferenzanlage diese bereitstellen kann.
Und denken Sie daran: Auch wenn Sie über eine gute technische Ausstattung verfügen, können während der Konferenz unvorhergesehene Probleme auftreten. Prüfen Sie, ob die Einrichtung IT-Support vor Ort oder telefonisch anbietet, um technische Probleme schnell zu beheben. Das kann sowohl Zeit als auch Ärger sparen.
6. Gibt es physische und digitale Aufbewahrungsmöglichkeiten?
Planen Sie, während der Konferenz physische Materialien wie wichtige Unterlagen, Produktmuster, Prototypen oder Werbematerialien zu verwenden? Dann sorgen Sie dafür, dass es in der Konferenzanlage einen sicheren Ort gibt, an dem Sie diese aufbewahren können, falls Sie über Nacht bleiben. Niemand möchte sich Sorgen machen müssen, dass wichtige Unterlagen oder Ausrüstung verschwinden könnten.
Ebenso ist es ratsam, wenn Sie digital arbeiten, sicherzustellen, dass die Konferenzanlage einen reibungslosen Zugang zu Cloud-Diensten und eine sichere Datensicherung bietet. So können Sie sicher sein, dass alle Ihre Arbeitsergebnisse sicher gespeichert sind und Sie bei Bedarf problemlos darauf zugreifen können.
7. Hast du einen Plan B für unerwartete Wetterbedingungen?
Die Gelegenheit, gemeinsam zu entspannen und den Teamzusammenhalt zu stärken, ist oft ein Höhepunkt der Konferenz. Viele Veranstaltungsorte bieten daher unterhaltsame Teambuilding-Aktivitäten wie Golf, Wandern oder vielleicht etwas Ausgefalleneres wie Tontaubenschießen an. Wenn Sie Outdoor-Aktivitäten planen, ist es ratsam, einen Plan B parat zu haben, falls das Wetter nicht mitspielt. Fragen Sie gerne nach, ob die Anlage über Zelte, Indoor-Alternativen oder andere Lösungen verfügt, damit Sie das Programm unabhängig vom Wetter genießen können.
Überlassen Sie nichts dem Zufall.
Kontaktieren Sie uns bei Öijared, wir helfen Ihnen gerne dabei, eine erfolgreiche Konferenzreise ganz nach den Bedürfnissen und dem Budget Ihres Unternehmens zu organisieren.